ΘΕΜΑ:

Διενέργεια δειγματοληπτικού ελέγχου, σε εφαρμογή της παρ. 2β του άρθρου 1 του Ν.4250/2014.

Σχετ.: 1) Νόμος 4250/2014 (ΦΕΚ 74 /Α΄ /26-03-2014).
2) Η Αριθμ. πρωτ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/οικ.8342/1-04-2014 Εγκύκλιος (ΑΔΑ: ΒΙΗΟΧ-6ΥΖ) της Υπηρεσίας μας.
3) Η Αριθμ. πρωτ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Α.2.3/21119/1-9-2014 Εγκύκλιος (ΑΔΑ: ΒΜ3ΛΧ-ΥΝ9) της Υπηρεσίας μας.

Με το άρθρο 1 του Νόμου 4250/2014 (ΦΕΚ 74/Α726-03-2014) «Διοικητικές Απλουστεύσεις Καταργήσεις, Συγχωνεύσεις Νομικών Προσώπων και Υπηρεσιών του Δημοσίου Τομέα Τροποποίηση Διατάξεων του π.δ. 318/1992 (Α΄ 161) και λοιπές ρυθμίσεις» καταργήθηκε η υποχρέωση υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων που έχουν εκδοθεί από τις δημόσιες υπηρεσίες και τους φορείς που υπάγονται στη συγκεκριμένη ρύθμιση και πλέον το Δημόσιο υποχρεούται να αποδέχεται τα απλά, ευανάγνωστα φωτοαντίγραφα των εγγράφων αυτών.

Αντίστοιχα, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά τα απλά, ευανάγνωστα φωτοαντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων, εφόσον τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί αρχικά από δικηγόρο, καθώς και ευκρινή φωτοαντίγραφα από τα πρωτότυπα όσων ιδιωτικών εγγράφων φέρουν θεώρηση από τις υπηρεσίες και τους φορείς που εμπίπτουν στη ρύθμιση. Επίσης, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά τα ευκρινή φωτοαντίγραφα αλλοδαπών εγγράφων, υπό την προϋπόθεση ότι τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί πρωτίστως από δικηγόρο.

Επισημαίνεται ότι στο πεδίο εφαρμογής των υπόχρεων φορέων περιλαμβάνονται όχι μόνο οι διοικητικές αρχές αλλά και όλοι οι φορείς του ευρύτερου δημοσίου τομέα, όπως τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου που άμεσα ή έμμεσα ελέγχονται από το κράτος, οι δημόσιες επιχειρήσεις κ.λ.π. Επίσης περιλαμβάνονται και οι δημόσιες υπηρεσίες, οι οποίες δεν αποτελούν αμιγώς διοικητικές αρχές, π.χ τα δικαστήρια όλων των βαθμών, οι Μητροπόλεις, τα Εκκλησιαστικά Ιδρύματα, οι Μουφτείες κ.α

Σύμφωνα με την παρ. 2β του ιδίου άρθρου, οι υπηρεσίες και οι φορείς στους οποίους κατατίθενται απλά φωτοαντίγραφα εγγράφων, υποχρεούνται, ανά τρίμηνο, που άρχεται στις 26-3-2014, ημερομηνία ισχύος του εν λόγω άρθρου του Ν. 4250/2014 να διενεργούν δειγματοληπτικό έλεγχο σε ποσοστό τουλάχιστον 5% επί των φωτοαντιγράφων που υποβλήθηκαν (με τη δυνατότητα διενέργειας ελέγχου σε μεγαλύτερο ποσοστό φωτοαντιγράφων στην περίπτωση που αυτό κρίνεται απαραίτητο), προκειμένου να εξακριβώσουν την ακρίβεια των στοιχείων που αναγράφονται σε αυτά.

Ο δειγματοληπτικός έλεγχος των φορέων διενεργείται με τη συνδρομή των υπηρεσιών ή των φορέων που εξέδωσαν τα πρωτότυπα έγγραφα. Συγκεκριμένα, ο φορέας που διενεργεί τον έλεγχο οφείλει να επικοινωνεί με την εκδούσα αρχή (π.χ. Ληξιαρχείο, Πανεπιστήμιο, Ασφαλιστικό φορέα, κ.λπ.) με κάθε πρόσφορο τρόπο και κατά προτίμηση με το λιγότερο γραφειοκρατικό μέσο (πρωτίστως με e-mail ή τηλέφωνο και δευτερευόντως με fax ή διοικητική αλληλογραφία) προκειμένου να επαληθεύσει την ακρίβεια των στοιχείων που εμπεριέχονται στα υπό έλεγχο φωτοαντίγραφα. Στις περιπτώσεις κατά τις οποίες διαπιστωθεί παραποιημένο ή πλαστό φωτοαντίγραφο, όχι μόνο επιβάλλονται οι κυρώσεις του Ν. 1599/1986 ή άλλες ποινικές κυρώσεις, αλλά ανακαλείται αμέσως και η διοικητική ή άλλη πράξη, για την έκδοση της οποίας χρησιμοποιήθηκαν τα φωτοαντίγραφα αυτά.

Για την καταχώριση των αποτελεσμάτων των ελέγχων έχει δημιουργηθεί ειδικό πληροφοριακό σύστημα με τίτλο: «Δειγματοληπτικός έλεγχος υποβληθέντων φωτοαντιγράφων ( Ν.4250/2014/`Αρθρο 1/παρ. 2β )» στην ηλεκτρονική διεύθυνση http://rns.seedd.gr/PHCP4250, ανάλογο με το πληροφοριακό σύστημα του Σώματος Επιθεωρητών-Ελεγκτών Δημόσιας Διοίκησης (Σ.Ε.Ε.Δ.Δ.), σχετικά με την παρακολούθηση των διαδικασιών ελέγχου των πλαστών δικαιολογητικών/ πιστοποιητικών/ τίτλων του προσωπικού του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα. Στο προαναφερόμενο πληροφοριακό σύστημα, σχετικά με την παρ. 2β, του άρθρου 1 του Ν. 4250/2014 καταχωρίζονται τα εξής στοιχεία:

1. Συνολικός αριθμός των φωτοαντιγράφων τα οποία υποβλήθηκαν εντός του τελευταίου τριμήνου. Σημειώνεται ότι στην πρώτη καταχώριση θα υπάρχουν τα στοιχεία των δύο προηγούμενων τριμήνων, ήτοι: από 26-3-2014 έως και 26-6-2014 και από 27-6-2014 έως και 27-9-2014

2. Αριθμός των φωτοαντιγράφων που έχουν ελεγχθεί δειγματοληπτικά ως προς την ακρίβεια των στοιχείων που αναγράφονται σε αυτά (ο αριθμός αυτός πρέπει να είναι τουλάχιστον στο 5% του συνόλου),

3. Αριθμός και είδος[1] των φωτοαντιγράφων εγγράφων που προέκυψαν με ανακριβή ή ψευδή στοιχεία και για ποιες διαδικασίες υποβλήθηκαν,

4. Ενέργειες στις οποίες προέβη ο φορέας (ανάκληση διοικητικής πράξης, διοικητικές κυρώσεις, ποινικές κυρώσεις, κ.λπ.) (βλ. Φόρμα εισαγωγής στοιχείων στο Παράρτημα).

Στην ως άνω ηλεκτρονική εφαρμογή υπάρχει καταχωρισμένο σχετικό αναλυτικό εγχειρίδιο χρήσης που εμφανίζεται με το εικονίδιο.

Απαραίτητη προϋπόθεση για την εισαγωγή των αναφορών-αποτελεσμάτων ελέγχου στην ηλεκτρονική εφαρμογή «Δειγματοληπτικός έλεγχος υποβληθέντων φωτοαντιγράφων (Ν. 4250/2014/`Αρθρο 1/παρ. 2β)» αποτελεί η πιστοποίηση των χρηστών (απόκτηση συνθηματικού και κωδικού).

Σημειώνεται ότι οι ήδη πιστοποιημένοι χρήστες του συστήματος του Σ.Ε.Ε.Δ.Δ. για τον έλεγχο των πλαστών δικαιολογητικών/ πιστοποιητικών/ τίτλων του προσωπικού του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα, θα πιστοποιηθούν αυτόματα και για το νέο πληροφοριακό σύστημα και θα ενημερωθούν με σχετικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση που ήδη υπάρχει στη βάση δεδομένων του Σ.Ε.Ε.Δ.Δ., δίχως να χρειάζεται να προβούν σε καμία πρόσθετη ενέργεια. Σε περίπτωση που έως σήμερα υπόχρεοι φορείς δεν έχουν πιστοποιηθεί στην πρώτη ηλεκτρονική εφαρμογή, θα πρέπει να καταχωρίσουν σχετικό αίτημα πιστοποίησης χρήστη στο Πληροφοριακό Σύστημα του Σ.Ε.Ε.Δ.Δ., στην ηλεκτρονική διεύθυνση http://rns. seedd. gr/regusers, καταχωρίζοντας τα ακόλουθα: Στοιχεία φορέα, ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο επικοινωνίας, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιλέγοντας την εφαρμογή «Δειγματοληπτικός Έλεγχος Υποβληθέντων Φωτοαντιγράφων (Ν.4250/2014/ `Αρθρο 1/ Παρ.2β)» από τις διαθέσιμες εφαρμογές που εμφανίζονται στο σχετικό πεδίο της εν λόγω σελίδας. Αφού το αίτημά τους εγκριθεί, θα λάβουν τα στοιχεία πρόσβασής τους στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα έχουν καταχωρίσει κατά την ως άνω διαδικασία.

Τα αποτελέσματα των τριμηνιαίων δειγματοληπτικών ελέγχων κάθε υπηρεσίας συγκεντρώνονται στη Διεύθυνση Οργάνωσης ή Διοίκησης ή Προσωπικού ή άλλη υπηρεσία με συναφείς αρμοδιότητες του φορέα στον οποίο αυτή υπάγεται, προκειμένου, εν συνεχεία, αυτή να τα καταχωρίσει στην εν λόγω εφαρμογή.

Ειδικότερα:

α) Οι Ανεξάρτητες Διοικητικές Αρχές, τα Ν.Π.Δ.Δ και τα Ν.Π.Ι.Δ. συντάσσουν ξεχωριστή αναφορά ανά Αρχή, Ν.Π.Δ.Δ./Ν.Π.Ι.Δ. (μέσω της κεντρικής Διεύθυνσης Οργάνωσης ή Διοίκησης ή Προσωπικού ή άλλης υπηρεσίας με συναφείς αρμοδιότητες του φορέα τους).

Εξαιρετικά, στις περιπτώσεις Ν.Π.Δ.Δ/Ν.Π.Ι.Δ. που διαθέτουν ευρύ δίκτυο περιφερειακών υπηρεσιών ή υποκαταστημάτων (λ.χ. Ι.Κ.Α, Ε.Ο.Π.Υ.Υ., Ο.Α.Ε.Ε., Ε.Ο.Τ.) οι σχετικές αναφορές θα συλλέγονται και θα εισάγονται στο πληροφοριακό σύστημα από την Διεύθυνση Διοικητικού ή Προσωπικού ή Οργάνωσης ή άλλης υπηρεσίας με συναφείς αρμοδιότητες της οικείας περιφερειακής υπηρεσίας ή του υποκαταστήματος του υπόχρεου Ν.Π.Δ.Δ./Ν.Π.Ι.Δ.

β) Οι Διευθύνσεις Οργάνωσης ή Διοίκησης ή Προσωπικού των Υπουργείων, Γενικών Γραμματειών, Αποκεντρωμένων Διοικήσεων, Περιφερειών, Δήμων και

λοιπών φορέων συγκεντρώνουν τις αναφορές για το σύνολο των υπηρεσιών τους π.χ. κάθε Δ/νση Διοίκησης Δήμου συγκεντρώνει τα στοιχεία που έχουν προκύψει από τους ελέγχους που διενήργησε το Τμήμα Χορήγησης Αδειών Κ.Υ.Ε, το Τμήμα Προμηθειών, το Τμήμα Θεαμάτων και Λοιπών Χώρων κλπ. Αντίστοιχα, μία Περιφερειακή Ενότητα συγκεντρώνει τα στοιχεία των δικών της υπηρεσιών, λ.χ. της Δ/νσης Πολιτισμού και Αθλητισμού, της Δ/νσης Μεταφορών και Επικοινωνιών, της Δ/νσης Αλιείας κλπ.

Επισημαίνεται ότι οι επιμέρους υπηρεσίες (Διευθύνσεις ή αυτοτελή γραφεία) σε κάθε φορέα, που διενεργούν το δειγματοληπτικό έλεγχο για τις διαδικασίες τους οφείλουν να συμπληρώνουν οι ίδιες τη φόρμα εισαγωγής στοιχείων που επισυνάπτεται στην παρούσα εγκύκλιο και εν συνεχεία την αποστέλλουν στην οικεία Διεύθυνση Οργάνωσης ή Διοίκησης ή Προσωπικού ή άλλη υπηρεσία με συναφείς αρμοδιότητες, η οποία και υποχρεούται να εισάγει τα στοιχεία στο πληροφορικό σύστημα, συνολικά για τον υπόχρεο φορέα και όχι μεμονωμένα ανά Δ/νση, Τμήμα ή Αυτοτελές γραφείο.

Συνεπώς, δεν θα γίνεται αποδεκτή και δεν θα λαμβάνεται υπόψη από το

Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης οποιαδήποτε συμπληρωμένη φόρμα αποστέλλεται σε έντυπη μορφή (μέσω ταχυδρομείου ή fax) ή από μεμονωμένες υπηρεσίες/οργανικές μονάδες (λ.χ. σχολεία, Δ/νσεις ασφαλιστικών ταμείων, Τμήματα χορήγησης αδειών Κ.Υ.Ε. των Δήμων), οι οποίες υπάγονται στις ευρύτερες κατηγορίες που περιγράφονται παραπάνω.

Είναι λοιπόν προφανές ότι οι οικείες Διευθύνσεις Οργάνωσης ή Διοίκησης ή Προσωπικού ή άλλες υπηρεσίες με συναφείς αρμοδιότητες θα είναι και οι πιστοποιημένοι χρήστες για το φορέα τους, στο εν λόγω πληροφοριακό σύστημα.

Τέλος, οι Διευθύνσεις Διοικητικού των Υπουργείων παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την εγκύκλιο σε όλους τους φορείς του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα που εποπτεύουν.

Οι Διευθύνσεις Διοίκησης των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων της Χώρας παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την εγκύκλιο αυτή στους ΟΤΑ α΄ και β΄ βαθμού της αρμοδιότητάς τους και αυτοί, εν συνεχεία, σε όλους τους φορείς του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα που εποπτεύουν.

Η Ιερά Σύνοδος της Εκκλησίας της Ελλάδος παρακαλείται να γνωστοποιήσει την εγκύκλιο σε όλες τις Μητροπόλεις και τα εκκλησιαστικά ιδρύματα της Χώρας.

Η Ιερά Επαρχιακή Σύνοδος της Εκκλησίας Κρήτης παρακαλείται να γνωστοποιήσει την εγκύκλιο αυτή σε όλες τις Μητροπόλεις της και τα εκκλησιαστικά της ιδρύματα.

Το Υπουργείο Δικαιοσύνης, Διαφάνειας και Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων παρακαλείται να γνωστοποιήσει την εγκύκλιο στα Δικαστήρια όλων των βαθμών.

Σας γνωρίζουμε ότι η εν λόγω εγκύκλιος καθώς και το Παράρτημα (σε μορφή word) έχουν καταχωριστεί στο Δικτυακό τόπο της Υπηρεσίας μας -www.ydmed.gov.gr, στη διαδρομή: Διοικητική Μεταρρύθμιση/ Οργάνωση /Λειτουργία Δημόσιας Διοίκησης/ Απλούστευση Διαδικασιών.

Παρακαλούμε για τις άμεσες ενέργειές σας και παραμένουμε στη διάθεσή σας για κάθε συνεργασία.

* Ως «είδος» νοείται το είδος του δικαιολογητικού το οποίο υποβάλλεται με τη μορφή φωτοαντιγράφου στο πλαίσιο μιας διοικητικής διαδικασίας (π.χ. πιστοποιητικό γέννησης, βεβαίωση απονομής σύνταξης, αντίγραφο ποινικού μητρώου)

Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ
ΚΥΡΙΑΚΟΣ ΜΗΤΣΟΤΑΚΗΣ