ΘΕΜΑ:

Με αφορμή γραπτά και προφορικά - ερωτήματα σχετικά με το χρόνο διαφύλαξης του ειδικού διπλότυπου δελτίου απαλλαγής ΦΠΑ, σας γνωρίζουμε τα ακόλουθα:

1. Σύμφωνα με τις διατάξεις της ΑΥΟ ΠΟΛ. 1262/93 και ειδικότερα με τις διατάξεις του άρθρου 4 αυτής, ο υποκείμενος στο φόρο που ενδιαφέρεται να τύχει απαλλαγής για την αγορά ή εισαγωγή αγαθών με απαλλαγή από το ΦΠΑ πρέπει να προσκομίζει μαζί με την αίτηση για θεώρηση, το ειδικό Διπλότυπο Δελτίο Απαλλαγής από το ΦΠΑ. Η θεώρηση του παραπάνω "Ειδικού Διπλότυπου Δελτίου Απαλλαγής" από Φ.Π.Α., ενεργείται από το τμήμα ΚΒΣ με έγγραφη σύμφωνη γνώμη του Προϊσταμένου της αρμόδιας Δ.Ο.Υ. Το ειδικό Διπλότυπο Δελτίο φέρει ενιαία αρίθμηση για ολόκληρη τη δωδεκάμηνη χρονική περίοδο που ισχύει. Τυχόν δελτία που δεν χρησιμοποιήθηκαν κατά την περίοδο αυτή δεν δύνανται να χρησιμοποιηθούν σε επόμενη περίοδο και προσκομίζονται για ακύρωση κατά τη θεώρηση νέων διπλοτύπων.

2. Επίσης με τις διατάξεις του άρθρου 5 της ανωτέρω ΑΥΟ ΠΟΛ ο αγοραστής των αγαθών (εκδότης του Ειδικού Διπλοτύπου) συμπληρώνει στα δύο αντίτυπα του "ειδικού διπλότυπου" τα πλήρη στοιχεία του προμηθευτή ή της αρμόδιας τελωνειακής αρχής της εισαγωγής, όπως ορίζονται από τις διατάξεις του ΚΒΣ.

3. Επιπλέον, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 4 της ως άνω απόφασης ο αγοραστής των αγαθών υποχρεούται να υποβάλλει στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. κατάσταση απαλλαγής των αγορών ή λήψης των υπηρεσιών ή εισαγωγών.

Στην κατάσταση αυτή αναγράφονται τα στοιχεία των προμηθευτών, ο συνολικός αριθμός και η συνολική αξία των φορολογικών στοιχείων που εκδόθηκαν χωρίς φόρο, κατά προμηθευτή, η αξία των εισαγωγών που πραγματοποίησαν χωρίς φόρο και τα στοιχεία της αρμόδιας τελωνειακής αρχής.

4. Περαιτέρω, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 6 της ως άνω απόφασης, ο προμηθευτής των αγαθών ή αυτός που παρέχει τις υπηρεσίες υποχρεούται να υποβάλλει ειδική συγκεντρωτική ετήσια κατάσταση, στην οποία αναγράφει τα πλήρη στοιχεία των προσώπων στα οποία εξέδωσε φορολογικά στοιχεία χωρίς φόρο, καθώς επίσης τον συνολικό αριθμό των στοιχείων που εκδόθηκαν και την συνολική αξία κατά πελάτη.

5. Επίσης σύμφωνα με την παράγραφο 2 του άρθρου 21 του Π.Δ. 186/92 (ΚΒΣ), τα βιβλία και τα στοιχεία που ορίζονται από τον κώδικα αυτό, καθώς και τα λοιπά δικαιολογητικά των εγγραφών στα βιβλία διατηρούνται έξι (6) χρόνια από τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου την οποία αφορούν, επιφυλασσομένων των διατάξεων της παρ. 3 του άρθρου 39 του παρόντος διατάγματος. Τα βιβλία και τα στοιχεία αυτά διατηρούνται οπωσδήποτε όσο χρόνο εκκρεμεί σχετική υπόθεση ενώπιον των Διοικητικών Δικαστηρίων ή του Συμβουλίου της Επικρατείας. Ο επιτηδευματίας δεν υποχρεούται στη διαφύλαξη των στοιχείων και των λοιπών δικαιολογητικών των εγγραφών στα βιβλία και πριν από την πάροδο της πιο πάνω προθεσμίας, εφόσον οι σχετικές εγγραφές όλων των φορολογικών αντικειμένων κατέστησαν αμετάκλητες.

Τα φορολογικά στοιχεία που έχουν εκδοθεί για συναλλαγές μέχρι 31/12/1994 ή μέχρι 30/6/1995, για τους επιτηδευματίες που η διαχειριστική τους περίοδο λήγει στις 30 Ιουνίου, διατηρούνται έντεκα (11) χρόνια, από τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου την οποία αφορούν.

6. Κατόπιν των ανωτέρω και με δεδομένο ότι το "Ειδικό Διπλότυπο Δελτίο Απαλλαγής ΦΠΑ" αποτελεί απαραίτητο δικαιολογητικό για την έκδοση των τιμολογίων χωρίς ΦΠΑ, την περαιτέρω ενημέρωση των βιβλίων και την εν γένει εμφάνιση των φορολογικών υποχρεώσεων, πρέπει να διαφυλάσσεται αντίστοιχα όπως και λοιπά δικαιολογητικά εγγράφων σύμφωνα με τις διατάξεις του ΚΒΣ.