ΘΕΜΑ:

1.- Σας κοινοποιούμε για ενημέρωση και εφαρμογή, τις διατάξεις του άρθρου 11 του Ν. 2690/1999 «Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 45/Α), με τις οποίες ρυθμίστηκαν τα θέματα θεώρησης από τις διοικητικές Αρχές του γνησίου της υπογραφής των ενδιαφερομένων, καθώς και επικύρωσης από τις διοικητικές Αρχές, δικηγόρους και συμβολαιογράφους των αντιγράφων ή φωτοαντιγράφων.

2.- Για την ορθή εφαρμογή των παραπάνω διατάξεων, σας επισυνάπτουμε για πληρέστερη ενημέρωσή σας, φωτοαντίγραφο αποσπάσματος της αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/ Φ. 19/12241/9.6.1999 εγκυκλίου του Υπουργείου Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α.), που αφορά το άρθρο 11 του Ν. 2690/99 και σας παρέχουμε συμπληρωματικά τις ακόλουθες οδηγίες και διευκρινίσεις:

α) Οι διατάξεις του άρθρου 11 του Ν. 2690/1999, αποτελούν, κατά βάση, επανάληψη των διατάξεων του άρθρου 14 του Ν. 1599/1986 «Σχέσεις κράτους- πολίτη, καθιέρωση νέου τύπου δελτίου ταυτότητας και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 75/Α), για το ίδιο θέμα και περιλήφθηκαν, προφανώς, στο Ν. 2690/1999 με μικρές διαφοροποιήσεις, για λόγους κωδικοποίησης.

- Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 33 του Ν. 2690/1999 (φωτοαντίγραφο του οποίου σας επισυνάπτουμε), καταργείται, εφόσον δεν ορίζεται διαφορετικά στο νόμο αυτό, κάθε γενική διάταξη που αφορά θέματα, τα οποία ρυθμίζονται με τον παραπάνω νόμο. Κατά συνέπεια, με βάση τις διατάξεις αυτές, καταργήθηκαν οι σχετικές διατάξεις άρθρου 14 του Ν. 1599/1986, που εφαρμόζονταν μέχρι την έναρξη ισχύος του Ν. 2690/1999.

β) Οδηγίες για τον τρόπο θεώρησης του γνησίου της υπογραφής και επικύρωσης αντιγράφων και φωτοαντιγράφων των ενδιαφερομένων, καθώς και οργάνωσης προς τούτο των Υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών, σας δόθηκαν με σχετικές εγκυκλίους, που σας έχουν κοινοποιηθεί στο πλαίσιο εφαρμογής των διατάξεων του άρθρου 14 του Ν. 1599/1986 (όπως οι αριθ. Υ.536/Φ.42/32/10302/20.11.1986, ΔΙΜΕΔ/ Φ 4.2/32/10302/20.11.1986 του πρώην Υπουργείου Προεδρίας της Κυβέρνησης, καθώς και αριθ. 1095806/1445/0006/24.10.1991 του Υπουργείου Οικονομικών).

Με τις ίδιες ως άνω εγκυκλίους, τονίσθηκε:

• Ο σκοπός της θέσπισης των σχετικών διατάξεων (θεώρησης του γνησίου της υπογραφής και επικύρωσης αντιγράφων και φωτοαντιγράφων).

• Η μεγάλη σημασία της εφαρμογής αυτών, που συμβάλει στην απλούστευση των διαδικασιών και των γραφειοκρατικών τύπων, καθώς και στη διευκόλυνση και εξυπηρέτηση των πολιτών στις συναλλαγές τους με τις διοικητικές Αρχές και την παροχή καλύτερων υπηρεσιών απ΄ αυτές στους πολίτες, καθώς και στη βελτίωση γενικά των σχέσεων μεταξύ Κράτους και πολιτών.

• Η υποχρέωση των δημόσιων Υπηρεσιών, για την τήρηση και εφαρμογή των διατάξεων αυτών (στο να δέχονται επικυρωμένα αντίγραφα πιστοποιητικών, βεβαιώσεων ή άλλων δικαιολογητικών στοιχείων, να μην απαιτούν επικύρωση αντιγράφου ή φωτοαντιγράφου, όταν συνοδεύονται από υπεύθυνη δήλωση του ενδιαφερόμενου για την ακρίβεια αυτών κ.λπ.), καθώς και για τη κατάλληλη οργάνωση αυτών και ορισμού υπευθύνων υπαλλήλων τους, για την εξυπηρέτηση των πολιτών στα θέματα αυτά.

3.- Επειδή όμως διατυπώθηκαν προς την Υπηρεσία μας, ορισμένα παράπονα πολιτών, σχετικά με την εφαρμογή των παραπάνω διατάξεων από τις Υπηρεσίες του Υπουργείου μας, θεωρούμε αναγκαίο να σας επισημάνουμε για το θέμα αυτό, τα εξής:

α) Κάθε διοικητική αρχή (δημόσια Υπηρεσία, Ν.Π.Δ.Δ., Ο.Τ.Α. Α΄ και Β΄ βαθμού) υποχρεούται να θεωρεί το γνήσιο της υπογραφής των πολιτών (όταν ζητείται απ΄ αυτούς), με βάση το δελτίο της αστυνομικής ταυτότητας ή άλλα έγγραφα (σχετική προσωρινή βεβαίωση της αστυνομικής αρχής, διαβατήριο κ.λπ.) που αναφέρονται στο άρθρο 3 του Ν. 2690/1999, (φωτοαντίγραφο του οποίου σας επισυνάπτουμε επίσης).

(β) Η υποχρέωση για τη θεώρηση του γνησίου της υπογραφής καλύπτει κάθε περίπτωση και δεν απαιτείται να είναι σχετική ή συναφής με το έργο της Υπηρεσίας, από την οποία ζητά τη θεώρηση ο πολίτης.

(γ) Για τη θεώρηση του γνησίου της υπογραφής, ο πολίτης πρέπει να υπογράφει ενώπιον του αρμόδιου υπαλλήλου της Υπηρεσίας που ενεργεί τη θεώρηση.

(δ) Για τη θεώρηση του γνησίου της υπογραφής των ενδιαφερομένων, γίνεται σχετική επισημειωματική πράξη στο σώμα του κειμένου του εγγράφου, του οποίου ζητείται η παραπάνω θεώρηση από τον αρμόδιο υπάλληλο της διοικητικής Αρχής, ο οποίος αναγράφει, χειρόγραφα ή με ανάλογη ορθογώνια σφραγίδα:

(i) Τον τίτλο του φορέα και την Υπηρεσία αυτού, που ενεργεί τη θεώρηση (π.χ. Υπουργείο Οικονομικών- Τελωνείο Αθηνών).

(ii) Τη φράση «Θεωρείται το γνήσιο της υπογραφής του ...»

(iii) Το ονοματεπώνυμο και πατρώνυμο του ενδιαφερόμενου, που αφορά η θεώρηση γνησιότητας της υπογραφής του.

(iv) Τον αριθμό του δελτίου αστυνομικής ταυτότητας ή άλλου έγγραφου στοιχείου ( άρθρου 3 του Ν. 2690/1999) του ενδιαφερόμενου προσώπου, του οποίου βεβαιώνεται το γνήσιο της υπογραφής.

(v) Τον τόπο και την ημερομηνία θεώρησης

(vi) Την υπογραφή του υπαλλήλου θεώρησης

(vii) Την επίσημη (στρογγυλή) σφραγίδα της Υπηρεσίας που ενεργεί τη θεώρηση

(viii) Το ονοματεπώνυμο του υπαλλήλου που ενεργεί τη θεώρηση

(ε) Η επικύρωση αντιγράφου ή φωτοαντιγράφου από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της Αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο, γίνεται από κάθε διοικητική αρχή (δημόσια Υπηρεσία, Ν.Π.Δ.Δ.., Ο.Τ.Α. Α΄ και Β΄ βαθμού), καθώς και από δικηγόρο ή συμβολαιογράφο, έπειτα από αντιπαραβολή του αντιγράφου με το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο. Για την επικύρωση αυτού, γίνεται σχετική επισημειωματική πράξη στο σώμα του αντιγράφου ή φωτοαντιγράφου, από τον αρμόδιο υπάλληλο της διοικητικής Αρχής, ο οποίος αναγράφει, χειρόγραφα ή με ανάλογη ορθογώνια σφραγίδα:

(i) Τον τίτλο του φορέα και την Υπηρεσία αυτού που ενεργεί την επικύρωση (π.χ. Υπουργείο Οικονομικών- Δ.Ο.Υ. Λαμίας).

(ii) Τη φράση «Ακριβές Αντίγραφο ή ακριβές φωτοαντίγραφο, από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο που βρίσκεται στο Αρχείο της Υπηρεσίας ή που μου επιδείχθηκε από τον ενδιαφερόμενο».

(iii) Το ονοματεπώνυμο και πατρώνυμο, καθώς και τον αριθμό δελτίου αστυνομικής ταυτότητας ή άλλου έγγραφου στοιχείου ( άρθρου 3 του Ν. 2690/1999) του προσώπου, που προσκομίζει το προς επικύρωση έγγραφο.

(iv) Τον τόπο και την ημερομηνία επικύρωσης.

(v) Την υπογραφή του υπαλλήλου επικύρωσης.

(vi) Την επίσημη (στρογγυλή) σφραγίδα της Υπηρεσίας που ενεργεί την επικύρωση. (vii) Το ονοματεπώνυμο του υπαλλήλου που ενεργεί την επικύρωση του εγγράφου.

(στ) Επικύρωση αντιγράφου ή φωτοαντιγράφου, δεν απαιτείται όταν αυτό συνοδεύεται από την υπεύθυνη δήλωση άρθρου 3 Ν. 2690/1999, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαιώνει την ακρίβεια των στοιχείων.

(ζ) Η αποδεικτική ισχύς των επικυρωμένων αντιγράφων και των αντιγράφων που συνοδεύονται από την κατά το νόμο (άρθρου 3 Ν. 2690/1999) υπεύθυνη δήλωση είναι ίση με το πρωτότυπο.

(η) Όλες οι διοικητικές αρχές οφείλουν να δέχονται επικυρωμένα αντίγραφα πιστοποιητικών, βεβαιώσεων ή άλλων δικαιολογητικών στοιχείων, καθώς και αντίγραφα ή φωτοαντίγραφα (μη επικυρωμένα), εφόσον συνοδεύονται από υπεύθυνη δήλωση ( άρθρου 3 παρ. 5 Ν. 2690/1999) του ενδιαφερόμενου, που βεβαιώνει την ακρίβεια των στοιχείων τους.

(θ) Όπως προκύπτει όμως από τις διατάξεις του τελευταίου εδαφίου της παρ. 4 του άρθρου 14 του Ν. 1599/86, σε συνδυασμό με τις διατάξεις του άρθρου 33 του Ν. 2690/99, τυχόν υφιστάμενες ειδικές διατάξεις που προβλέπουν την υποβολή πρωτοτύπων στοιχείων, εξακολουθούν να ισχύουν, εκτός αν καταργηθούν με κοινή απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης & Αποκέντρωσης.

(ι) Ο Προϊστάμενος κάθε περιφερειακής και αποκεντρωμένης Υπηρεσίας του Υπουργείου μας, πρέπει να ορίζει έναν συγκεκριμένο υπάλληλο, καθώς και αναπληρωτή αυτού, που θα είναι επιφορτισμένος με το έργο της θεώρησης του γνησίου της υπογραφής των πολιτών και την επικύρωση αντιγράφων ή φωτοαντιγράφων. Για τον ορισμό υπεύθυνων υπαλλήλων, για τη διενέργεια των παραπάνω θεωρήσεων και επικυρώσεων, πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ο τρόπος οργάνωσης και λειτουργίας κάθε Υπηρεσίας, καθώς και οι σχετικές ανάγκες εξυπηρέτησης των πολιτών.

Στο πλαίσιο αυτό, στην Κεντρική Υπηρεσία του Υπουργείου μας, καθώς και σε αποκεντρωμένες ή περιφερειακές Υπηρεσίες, των οποίων οι οργανικές μονάδες στις οποίες διαρθρώνονται, στεγάζονται σε διαφορετικά απομακρυσμένα κτίρια ή στεγάζονται σε διαφορετικές πόλεις και εφόσον έχουν συναλλαγή με το κοινό, πρέπει να εξεταστεί από τις αρμόδιες Υπηρεσίες, η αναγκαιότητα ή μη ορισμού υπεύθυνων υπαλλήλων (τακτικού και αναπληρωματικού) σε περισσότερα του ενός σημεία λειτουργίας τους.

4.- Η εφαρμογή των παραπάνω διατάξεων άρθρου 11 του Ν. 2690/1999 αποτελούν υποχρεώσεις των Υπηρεσιών μας και των υπαλλήλων τους, που ορίζονται ως υπεύθυνοι προς τούτο και η μη τήρηση (διάταξης νόμου) ή μη εκπλήρωση των σχετικών υποχρεώσεών τους, συνιστά πειθαρχικό παράπτωμα, κατά τις διατάξεις των άρθρων 106 και 107 του Ν. 2683/1999 «Κύρωση του Κώδικα Κατάστασης Δημοσίων Πολιτικών Διοικητικών Υπαλλήλων και Υπαλλήλων Ν.Π.Δ.Δ. και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 19/Α).