ΘΕΜΑ:

Κατάργηση της υποχρέωσης υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων που υποβάλλονται στο Δημόσιο (άρθρο 1 του Ν. 4250/2014) - Διενέργεια Δειγματοληπτικού Ελέγχου.

ΣΧΕΤΙΚΟ: Α. «Το με αριθμό πρωτοκόλλου ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.15/οικ. 13033/05-05-2015 έγγραφο του Υπουργείου Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης» Β. «Οι υπ΄ αριθμόν 33/2014, 59/2014 και 67/2014 εγκύκλιοι της Διεύθυνσης Οργάνωσης και Απλούστευσης Διαδικασιών της Διοίκησης του ΙΚΑ ΕΤΑΜ»

Σας κοινοποιούμε το υπ΄ αριθμόν Α σχετικό με το οποίο παρέχονται διευκρινήσεις σχετικά με ερωτήματα που έχουν προκύψει:

1. Από την εφαρμογή του άρθρ . 1 του Ν. 4250/2014 που αφορά την κατάργηση της υποχρέωσης υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων που υποβάλλονται στο Δημόσιο:

Οι ρυθμίσεις της παρούσας παραγράφου εφαρμόζονται στο Δημόσιο, τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.), τα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, τα Δικαστήρια όλων των βαθμών, τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου που ανήκουν στο κράτος ή επιχορηγούνται τακτικώς, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις από κρατικούς πόρους κατά 50% τουλάχιστον του ετήσιου προϋπολογισμού τους, τις δημόσιες επιχειρήσεις και τους οργανισμούς που προβλέπονται στις διατάξεις του άρθρου 1 του Ν. 3429/2005, καθώς και στα νομικά πρόσωπα και τις επιχειρήσεις των Ο.Τ.Α.

Οι παραπάνω φορείς υποχρεούνται να αποδέχονται πλέον απλά ευκρινή φωτοαντίγραφα των πρωτοτύπων εγγράφων που εκδόθηκαν από τις υπηρεσίες αυτές ή των ακριβών αντιγράφων τους.

Η διαδικασία επικύρωσης εξακολουθεί να ισχύει για έγγραφα που υποβάλλουν οι ενδιαφερόμενοι σε φορείς που δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του νόμου , όπως π.χ. τράπεζες, ιδιωτικές εταιρίες, συμβολαιογράφοι.

Επιπλέον αναφέρουμε ότι:

• Γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά όταν υποβάλλονται ευκρινή φωτοαντίγραφα από αντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων τα οποία έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο. Ομοίως, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά όταν υποβάλλονται ευκρινή φωτοαντίγραφα από αντίγραφα εγγράφων που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές και έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο.

• Με τις ρυθμίσεις αυτές δεν θίγονται οι διαδικασίες για την επίθεση της Σφραγίδος της Χάγης (Apostille) στα δημόσια έγγραφα που προβλέπονται από τον κυρωτικό νόμο 1497/1984.

• Σε πρωτότυπη μορφή ή σε επικυρωμένα αντίγραφα εξακολουθούν να υποβάλλονται τα έγγραφα που προσκομίζονται για Δικαστική χρήση.

• Παραστατικά πληρωμής (τιμολόγια, αποδείξεις, τιμολόγια παροχής υπηρεσιών) υποβάλλονται από τους ενδιαφερόμενους όπως προβλέπεται από τις ειδικότερες διατάξεις (π.χ. Δημόσιο Λογιστικό).

2. Από την υποχρέωση διενέργειας δειγματοληπτικού ελέγχου σε εφαρμογή της παραγράφου 2(β) του άρθρ. 1 του Ν. 4250/2014, και την ενημέρωση του Υπουργείου σχετικά για τα αποτελέσματα αυτού:

Τα αποτελέσματα των ελέγχων θα πρέπει να καταχωρούνται στην ηλεκτρονική διεύθυνση: http://rns.seed.gr/PHCP4250. Η καταχώριση των στοιχείων θα πρέπει να ολοκληρώνεται στο τέλος του επόμενου μήνα, από τη λήξη του τρέχοντος τριμήνου και θα γίνεται πάντοτε μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας ελέγχου, από όλες τις υπηρεσίες (όπως π.χ. Διευθύνσεις , αυτοτελή τμήματα), και όχι μεμονωμένα.

Τα αποτελέσματα του ελέγχου θα πρέπει να τηρούνται σε έντυπη μορφή, στο ειδικό φύλλο «φόρμα εισαγωγής στοιχείων Δειγματοληπτικού Ελέγχου σε εφαρμογή της παραγράφου 2(β) του άρθρ. 1 του Ν. 4250/2014» που αποτελεί παράρτημα της εγκυκλίου του Υπουργείου που εστάλη σε όλες τις Υπηρεσίες του ΙΚΑ ΕΤΑΜ.

Κάθε Υπηρεσία θα μεριμνά ώστε το ειδικό αυτό φύλλο να είναι διαθέσιμο προς επίδειξη για την απόδειξη διενέργειας της διαδικασίας σε σχετικό έλεγχο.

Η διαδικασία του δειγματοληπτικού ελέγχου δεν διενεργείται στα δικαιολογητικά που υποβάλλονται στις διαδικασίες πρόσληψης/διορισμού προσωπικού, διότι οι αρμόδιες υπηρεσίες υποχρεούνται να διενεργούν αυτεπάγγελτο έλεγχο της γνησιότητας των δικαιολογητικών [άρθρο 28 του Ν. 4305/2014 (Φ.Ε.Κ. 237/τ.Α΄/31-10-2014].

Επειδή έχει παρατηρηθεί καθυστέρηση από τις υπηρεσίες μας στη τήρηση της διαδικασίας του δειγματοληπτικού ελέγχου, ειδικότερα κατά τη διαδικασία της πιστοποίησης των χρηστών (ορισμού υπευθύνων, απόκτηση συνθηματικού και κωδικού πρόσβασης), εφιστούμε την προσοχή για την επίσπευση των ανωτέρω διαδικασιών και για την πλήρη εφαρμογή της προβλεπόμενης διαδικασίας.

Κατά τα λοιπά ισχύουν οι εγκύκλιοι της Διεύθυνσής μας (σχετικό Β).